物販におすすめの在庫管理ツールや方法を詳しく解説！メルカリ・せどり・ネットショップ

ネットショップでの物販において、在庫管理は成功のカギを握る重要な工程の一つです。

単純な数の管理ではなく、その数字から読み取った情報を販売戦略や資金運用に活かすことで、利益の最大化が可能になります。

適切な在庫管理なくして、顧客満足度や資金効率の向上は望めません。

つまり、在庫管理を適当にしていると事業成長に必要な情報が得られないとも言えます。

この記事では、在庫管理について、その重要性と具体的な管理方法について詳しく解説します。

おすすめの在庫管理ツールなどもご紹介するので、在庫管理の効率化にお役立てください。

物販を成功させるためには在庫管理が重要！

人々の生活にネットショッピングが欠かせないようになってから、ネットショップの店舗数は増加し続け、近年では個人で物販を行う人も増えてきました。

もしかしたら、「個人の副業規模であれば在庫管理など大げさに考える必要はない」と感じる人もいるかもしれません。

しかし、どんな規模であっても、在庫管理は事業運営に大きく影響する工程の一つであり、小規模だからこそダメージやプラス効果もすぐに結果が出やすいとも言えます。

ネットショップでの物販を成功させるには、在庫管理の重要性と管理方法を正しく理解して実践しましょう。

なぜ在庫管理が重要なのか、在庫管理から何が得られるのかを明確にし、目的をもって取り組むことが大切です。

まずは、在庫管理の重要性と、押さえておきたい「在庫管理の4原則」について詳しく解説します。

適切な在庫管理とはどのようなことをするの？

適切な在庫管理とは、文字通りの「在庫を数えたり整理したりして管理する」だけに留まりません。

もちろん、正確な在庫数の把握や商品の整頓は基本ですが、そのうえで販売戦略やコスト削減に活かせる情報を得て、経営に反映させることが重要です。

具体的には、以下のような作業を行います。

在庫管理はなぜ大切なの？

物販事業において在庫管理がなぜ大切なのか、その重要性を正しく理解しましょう。

適切な在庫管理によって何が得られるのか、今後の販売戦略や資金運営にどういったメリットをもたらすかを解説します。

資金の流れが把握できる

商品の入荷数と出荷数を記録し、定期的に棚卸しなどを行うことで、入荷数と在庫数を正確に把握します。

それにより、どの商品がどれだけ売れているかが分かるため、商品に投資された資金の流れが確認できます。

事業運営において、資金の流れを正確に把握することは最も重要な要素の一つです。

適切な在庫管理によって商品別の売上高や利益率などのデータ分析も可能になり、キャッシュフローの改善や投資判断の適正化に役立ちます。

適切な在庫数を維持することができる

在庫管理により商品と資金の流れが正確な数字として表れるので、適切な在庫数を維持することが可能になります。

“適切な在庫数”というのは意外と難しく、商品によって、あるいは時期によっても異なるうえに、少なくても多すぎても不利益を生むものです。

例えば在庫数が少ない場合、欠品が発生する可能性が高まります。

商品に興味を持った顧客がいたとしても、商品ページを開いたそのときに注文できなければ他のショップに流れてしまうでしょう。

少なすぎる在庫数は機会損失を生み、顧客満足度の低下にもつながります。

また、ギリギリの数量での仕入れでは大口の注文などにも対応できません。

顧客のニーズに応えられるよう、在庫数には余裕をもたせることが大切です。

しかし、多すぎる在庫は過剰在庫といい、経営を圧迫する大きな問題になりえます。

需要を大きく上回る在庫を抱えてしまえば、当然、販売数は伸びずに投資した資金の回収が遅延する、もしくは見込めなくなります。

保管スペースをとられることで他の商品の仕入れ数に影響が出る可能性も考えられますし、商品によっては長期の保管で劣化するものもあるでしょう。

売り物にならずに処分するしかなくなった場合にも、コストが発生するかもしれません。

在庫管理を徹底することにより需要の予測が可能になり、必要な数を必要なタイミングで発注できます。

適切な在庫数を維持することで機会損失や過剰在庫を防ぎ、売上の最大化を図ります。

コスト削減できる

在庫管理は、コスト削減にも大いに関係があります。

在庫管理によって需要の予測や適正在庫を正確にすることで、ムダな仕入れや不要な在庫の保管を削減できます。

結果、運送費や保管コスト、廃棄コストの削減が期待できるでしょう。

在庫管理の4原則とは？

在庫管理には、押さえておきたい4原則があります。

この4つを軸にすることで、効率的かつ効果的な在庫管理が可能になります。

それぞれについて、確認していきましょう。

在庫の場所がわかる

在庫管理は、在庫の場所を正確に把握することが基本です。

具体的には、その商品がどの保管場所の、どの棚の、どの位置にあるのか。

商品の置き場所を明確にして整理し、記録します。

保管場所や棚に名称や番号を割り振ったり、ジャンル別にカテゴライズしたりすると、より分かりやすいでしょう。

“在庫の場所が分かる”ことで商品を迅速かつ正確にピックアップできるため、出荷時の作業効率アップが図れると同時に、ミスの発生を防ぎます。

さらに、棚卸し作業の効率化にもつながります。

在庫の数量がわかる

在庫の数量の把握も、在庫管理の基本の一つです。

商品の入荷数と出荷数を正確に記録し、定期的に棚卸しを行います。

在庫の動きと正確な数量は、利益計算や販売戦略など、あらゆるデータ分析のために必要不可欠です。

“在庫の数量がわかる”ことで、需要と供給のバランスを見て仕入れの判断ができ、商品の欠品や過剰在庫を防ぎます。

機会損失を回避して顧客満足度の向上につなげ、不要な仕入れや保管コストなどの削減により利益率アップを目指します。

どのようなアクションが必要かわかる

在庫管理を適切に行うと、現状に対して“どのようなアクションが必要かわかる”ようになります。

在庫が少ない商品や今後需要が伸びてくる商品を発注したり、反対に使用期限や賞味期限が近い商品を売り切るために値下げやセット販売をしたりといった判断ができます。

必要なアクションの判断が迅速かつ正確にできるよう、管理の徹底と正確なデータの数値化を習慣づけましょう。

先入れ先出しができる

先入れ先出しは、物販における基本的な商品の流れを表します。

先に仕入れたものを先に出荷することを意味しており、FIFO（First in First Out）ともいわれる管理方法です。

“先入れ先出しができる”と、商品の期限切れや劣化などによる廃棄が削減できます。

また、商品の仕様変更があった際などにも、古い仕様と変更後のものを混在させることなく提供できます。

先入れ先出しを効率よく実践するために、保管には工夫が必要です。

入荷日をラベリングして商品の入荷順を分かりやすくする他、コンビニの陳列棚のように入荷とは逆の方向から出荷の商品をピックアップできる動線を確保するとミスを防げます。

物販におすすめの在庫管理方法とは

実際に物販の現場で行われている主な在庫管理の方法について、解説します。

一般的には、上記3つの管理方法が多く採用されています。

管理方法により必要な作業やメリットが異なるため、コスト面や効率面、事業の規模などを考慮して選ぶことが大切です。

それぞれの管理方法について、特徴やメリット・デメリットを確認していきましょう。

1.紙ベース管理

紙ベース管理は、在庫数のカウントや記録をする際に、目視と管理表への記入などを手作業で行う方法です。

実際に目で確認して商品の状態を確認できるため、保管している在庫に関しては正確に把握できます。

原始的な方法ですが初心者でも分かりやすく、複雑なマニュアルも不要なのでスタッフが複数いる場合でも情報の共有が容易です。

簡単な在庫表があればいいので、PCやソフトの導入は不要。物販を始めたばかりでもすぐに実践が可能です。

ただし、すべてが手作業であるがゆえに計算ミスや記入漏れなどのヒューマンエラーの発生は避けられません。

過去のデータ参照や利益計算なども手作業であれば、その分時間と労力が必要になります。

事業の規模によっては、紙ベースの管理では限界があるでしょう。

特徴

メリット

デメリット

2.エクセル管理

エクセル管理は、PCにソフトをインストールして行います。

導入コストはかかりますが、馴染みのあるソフトなので誰でも使いやすく、紙ベースより大幅に効率がアップします。

エクセルには在庫管理表のテンプレートがあり、必要に応じてカスタマイズもできるため、事業に合わせた管理表の作成が可能です。

基本的なデータ分析や計算も数値を入力すれば自動でできるので、作業時間が削減できます。

便利な面が多いですが、入荷数や在庫数の入力など作業が必要な部分は入力ミスに気を付けましょう。

また、データ共有するには有料プランの契約やいくつかのステップを踏む必要があるため、複数のユーザーで管理する場合には多少手間がかかります。

特徴

メリット

デメリット

3.システム管理

システム管理は、在庫管理専用のシステムを導入して行います。

在庫管理に特化したシステムなので、表などを作成しなくても必要な機能が備わっています。

一般的な在庫管理システムでは、次のような機能が利用できます。

PCで管理するものもあれば、タブレットやスマホアプリに対応しているものもあり、さまざまな企業から提供されていて選択肢が豊富です。

また、業種別にカスタマイズされたシステムもあるため、機能性の面ではシステム管理に勝るものはないでしょう。

他のソフトとの連携が可能なシステムを導入すれば、在庫管理だけでなく業務全般の効率化が実現します。

複数での管理も可能なシステムが多いですが、その場合は操作方法のレクチャーやマニュアルの制定が必要になります。

導入や運用にコストがかかるため、余裕をもって継続できるシステムを選ぶことが大切です。

特徴

メリット

デメリット

物販におすすめの在庫管理ツール

物販の在庫管理をスムーズにしてくれる、おすすめツールをご紹介します。

それぞれの特徴やメリットを比較し、事業の規模やスタイルに合った方法を選びましょう。

Excel（エクセル）

エクセル管理は、使い慣れているユーザーも多い身近なツールです。

普段から利用しているのであれば、導入コストは不要でマニュアルを覚えなくてもいいので、気軽に始められます。

表計算ソフトなので、在庫管理には最適。テンプレートもあり、比較的カンタンに在庫管理表の作成ができます。

また、カスタマイズすれば使いやすい仕様での在庫管理が可能です。

ファイルの共有や複数の端末でのデータ入力は少し手間がかかるため、複数のユーザーで使いたい場合には他のツールの方がスムーズかもしれません。

自宅で副業をしている場合や、せどりを始めたばかりであれば、まずはエクセル管理から試してみてもいいでしょう。

特徴

おすすめポイント

デメリット

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、ブラウザ上で利用できる表計算ソフトです。

Excelと同様、使い慣れているユーザーも多いツールで、すぐに導入できる管理方法です。

基本的な操作やできることはExcelと似ていてテンプレートもあり、必要に応じてカスタマイズができます。

Googleスプレッドシートの強みは、データ共有に関する利便性の高さです。

スプレッドシートのリンクを取得すれば、複数人でデータの閲覧や編集ができるようになります。

内容がリアルタイムで反映されるので、何度もデータをやり取りする必要もなく、効率的です。

ただし、インターネット接続が必要な点と、データ量が増えてくると動作が重くなる点は考慮しておきましょう。

特徴

おすすめポイント

デメリット

Tana

Tanaは、スマホで利用できるシンプルな在庫管理アプリです。

ダウンロードしてアカウント登録をするだけなので導入のための機材や準備期間は不要で、気軽に始められます。

一人で使う場合は利用料が無料なので、物販を始めたばかりの人や在庫管理にコストをかけたくない場合はTanaがおすすめ。

利用者を追加したい場合でも月額利用料はメンバー1名につき200円（税別）からと、低コストでの利用が可能です。

スマホのカメラで商品のバーコードをスキャンしてデータの読み取りができ、11種類のバーコードに対応。

海外の製品でも安心して利用できます。

データはクラウドで自動管理されるため、バックアップをおまかせできるのもうれしいポイント。

在庫管理に重点を置いており機能は多くないので、小規模なネットショップや初心者向きの在庫管理アプリです。

特徴

おすすめポイント

デメリット

zaico

zaicoは、PCやスマホで利用できるクラウド在庫管理ソフトです。

充実した機能と多様な外部システムとの連携で、物販業務を効率化してくれます。

2024年5月現在の導入企業は170,000以上を誇り、さまざまな企業や自治体にも選ばれているソフトです。

在庫データに画像やPDFなどのファイルを登録できるため、商品が分かりやすく、確認がスムーズ。

発注書や納品書の出力も可能です。

有料プランでは、入出庫だけでなく棚卸しや発注など、物販業務全般のサポートができます。

EC一元管理ツールとの連携もでき、作業の効率化とデータの正確性向上に役立つこと間違いなしの在庫管理ソフトです。

各プランのユーザー数は、追加が可能です。

ユーザー1人あたりの追加料金は以下の通り。

特徴

おすすめポイント

デメリット

ロジクラ

ロジクラは、あらゆる物販業務の効率化ができる在庫管理システムです。

賞味期限など期限のある製品も扱える有効期限管理のほか、複数拠点管理や価格管理など、豊富な機能が搭載されています。

iPhoneに対応したアプリで検品作業ができるので、ハンディターミナルの導入は必要ありません。

機能は在庫管理に留まらず、送り状や納品書、ピッキングリストの作成も可能。

さまざまな作業がロジクラ内で完結するので業務がスムーズになり、外部システムとの連携でさらに利便性が向上します。

無料プランはないのでコストがかかりますが、事業成長に大いに貢献してくれるでしょう。

アフターサポートはLiteプランはチャット、Premiumプランは電話とオンライン面談で対応してくれます。

充実した機能と手厚いサポートで、多くのユーザーが作業効率アップと欠品や誤発送などのトラブル回避を実現しています。

なお、上記の利用料金に加えて、契約から1年経過時より毎年契約月に年間保守費用30,000円（税込33,000円）の支払いが必要です。

特徴

おすすめポイント

デメリット

在庫管理に関するよくある質問

在庫管理に関して、よくある質問について解説します。

物販業務での疑問や不安、専門用語の意味などを確認しておきましょう。

棚卸しにおける理論在庫と実在庫の違いは何ですか？

理論在庫は、在庫管理表やシステムにある、データ上の在庫を指します。

例えば、あるアイテムを100点仕入れ、しかし検品で不良があったため10点は返品、そして20点は売れたので出荷した…という場合の理論在庫は、70ですね。

理論上の在庫は…ということです。

一方、実在庫は棚卸しで実際にカウントした倉庫や店舗にある在庫の数です。

本来は理論在庫＝実在庫のはずですが、何らかの原因でこれらに差が出ることが多々あります。

先ほどのアイテムを例にすると、理論在庫は70なのに実在庫が68。

これは、棚卸しのカウント誤り、もしくは売上数が反映されていない、他の商品と取り違えて発送してしまっている、などの原因が考えられます。

反対に、実在庫が80で理論在庫より多い、という差異もあり得ます。

今回の場合は、10点の返品処理を入力していないことが原因である可能性が高いです。

このように、現場で人が作業する限り、さまざまな行き違いやミスが原因で棚卸差異が発生します。

アイテムの種類や取扱数が増えれば、それだけ棚卸差異が出る可能性は高まり、原因も複雑化します。

円滑かつ適切な在庫管理のためにも、業務内容に合った在庫管理ツールを利用しましょう。

在庫管理の見える化とはどういうことでしょうか？

在庫の見える化とは、何が、どこに、いくつあるのか、誰でも分かる状態を指します。

保管場所にある実際の在庫の見える化と、入出荷の記録に基づいた在庫データの見える化、どちらも重要な項目です。

物理的な在庫の見える化に関しては、保管場所の整頓や棚卸しの実施、それを実現させるためのマニュアルの徹底が大切です。

データとしての在庫の見える化は、在庫管理ツールなどを導入し、情報の確認フロー簡略化と正確性向上を図りましょう。

在庫管理を見える化することで、適正在庫の維持や利益の最大化が可能になります。

適切な在庫回転率はどれくらいですか？

在庫回転率とは、一定の期間にどのくらい倉庫内の在庫が入れ替わったかを表す数値です。

一般的に1年間を基準にして算出され、計算式は「年間売上原価 ÷ 年間平均在庫金額」もしくは「年間出庫数 ÷ 年間平均在庫数」となります。

業種によって理想の在庫回転率は異なりますが、小売業であれば10～12が目安です。

まとめ

この記事では、在庫管理について具体的な管理方法やおすすめツールをご紹介しました。

在庫管理は、物販ビジネスの成功に欠かせない重要な業務の一つです。

適切な在庫管理を行うことで、資金の流れを把握し、在庫トラブルを回避して適正在庫を維持できます。

便利なツールを活用して在庫管理の効率化を図り、物販ビジネスの成長と安定を目指しましょう。