RPAとは？RPAの活用事例やどんな業務が効率化できるかを具体的に解説

「RPAの導入から具体的に何ができる？」

「RPAを活用している企業における成果は？」

この記事では、RPAの仕組みや、活用事例などをまとめました。

RPAで業務を効率化しようと検討している人は、参考にしてください。

RPAとは

RPAは、近年になってさまざまな企業で導入されており、一定の成果を出しています。

RPAの基本情報や、活用した際に得られる効果について、確認していきましょう。

RPAとはRobotic Process Automationの略

RPAは、Robotic Process Automationの略称であり、日本語に訳すと「ロボットによる業務の自動化」です。

近年は、パソコン上で定型作業を自動的に行うシステムやソフトウェアにも、RPAという名称が使われています。

RPAが作業を自動化するまでは、以下のような流れがあります。

RPAの導入だけですぐに自動化できるわけではなく、目的や動作確認をして設定していきます。

RPAを活用することで事務作業が自動化できる

RPAを導入した場合、単純な事務作業を自動化できます。

作業を自動化できるほかのロボットやシステムは存在していますが、RPAには以下のような違いがあります。

自動化できる作業の種類は限られるものの、幅広い用途で作業の代行が可能になります。

プログラミング知識がなくても利用できる

RPAを動かすためのシナリオには、プログラミングのコードが必要です。

しかし、RPAツールの中には、手作業で行った操作を認識して自動化できるツールもあります。

そのため、導入するRPAツールを選べば、プログラミング知識なしでも利用を開始できます。

RPAで自動化できる事務作業とは

RPAで自動化できる事務作業の例は、以下のとおりです。

データの集計などの全体で共通する作業以外にも、業界や部署における特有の作業も自動化できる可能性があります。

RPAの導入が増えた理由

RPAが企業で普及するようになった主な理由は、以下のとおりです。

• 労働人口の減少（人件費のコスト削減）
• 費用効率がよいため（ほかの作業に時間を割り当てられる）
• 人的ミスの防止

単純に単純作業の自動化が便利である点以外にも、時代背景や技術の進歩から、導入が増えています。

RPAの具体的な活用事例とは

企業に導入されているRPAは、受発注登録や在庫管理において、成果を出しています。

RPAの具体的な活用事例として、受発注登録と在庫管理における活用事例を見ていきましょう。

受発注登録での活用事例

RPAが登場する以前の受発注登録は、担当者が数値の閲覧やデータ入力を手動で行う必要がありました。

RPAは、閲覧や入力といった単純作業に対応できるため、さまざまな企業で作業が改善されています。

受注～発注までの業務を自動化

ある企業では、受発注における業務で、以下の作業工程が必要でした。

上記の作業を手作業で行った場合、

• 転記する際、表記ミスや記入漏れが発生するリスクがある
• 複数の取引に対応する際、1件あたりの作業に時間がかかる
• 業務時間外の受発注ができない

という難点がありました。

しかし、RPAの導入から、ログインから送信までのすべての作業が自動化されて、

• 転記時の表記ミスや記入漏れが起こらない
• 取引件数が多くても、RPAにすべての作業を任せられる
• 業務時間外にも受発注に対応できる

というように改善されました。

FAX処理業務の自動化

ある企業では受発注業務の際、以下のような流れでデータの収集や保存を行っていました。

上記のうち、「2・4・5」は会社にあるFAXで作業を行うため、業務をするには会社への出社が必須でした。

しかし、RPAを導入した後は、以下のような流れになりました。

データの保存や送信をRPAで自動化するため、紙面で行っていた作業をすべて電子化しています。

業務で手動の作業が必要になるのは、送信するデータの保存のみです。

データの保存はパソコン上で完結できるため、出社しなくても業務ができるようになりました。

在庫管理での活用事例

RPAが登場する以前は、在庫管理において手動でのデータ収集や登録に時間がかかっていました。

RPAの導入は、業務の効率化だけでなく、業務の問題点を洗い出す点でも役立っています。

在庫データ収集の自動化

ある製造業では、在庫データの収集について、以下の作業工程が必要でした。

上記の作業を手作業で行った場合、

• 納品書の数値の見間違いや、実際の個数の確認時に数え間違いが起き、数値のズレが発生する
• 確認作業が完了するまでに時間がかかる

という難点がありました。

しかし、RPAの導入から、メールの受信から管理システムの登録までが自動化されて、

• 納品書や個数の確認時における数的処理が正確になる
• スピーディーに在庫管理が行える

というように改善されました。

棚卸処理の自動化

ある企業では、棚卸の処理について、以下の作業工程が必要でした。

上記の作業を手作業で行った場合、

• 棚卸データを加工する際、加工ミスや必要な項目の削除が発生するリスクがある
• 加工作業における担当者の負担が大きい
• 担当者が変更になった際、倉庫ごとのデータ形式の把握など、引き継ぎで説明が必要な項目が多い

という難点がありました。

上記の作業工程に対して、そのままの状態でRPAを導入することも可能です。しかし、倉庫ごとの棚卸データの形式に対応するには、形式分のシナリオを作成する必要があります。シナリオの数が多いと、導入や開発にかかるコストが増えてしまうため、導入前に以下の変更が行われました。

• 棚卸表を整理して、統一フォーマットを制定する
• 外部倉庫にフォーマットに合わせた棚卸データの変更を依頼する

フォーマットをまとめた場合、RPAシナリオは1つだけ作成すればよいため、導入や開発が大幅にコストカットできます。

フォーマットを変更したうえで、RPAを導入した場合、

というように変換作業を省いて、より効率的な自動化になっています。

手動で整理できる部分は、導入前に改善した方が、RPAを最大限に活用できます。

とくにEC業務の効率化にぴったり

RPAの導入の恩恵が大きいのは、ECサイトやECモールにおけるEC業務の効率化です。

EC業務で自動化できる作業と、導入後の変化について、確認しておきましょう。

商品登録・受注管理

商品登録や受注管理は、商品数の多さやサイトの運営規模によって、手間や時間がかかってしまいます。

手動でやる必要がない部分については、RPAの導入から自動化するのがおすすめです。

商品情報の自動登録

複数のECサイトを運営している場合、在庫がある商品をサイトごとに登録しなければいけません。

しかし、サイトごとに登録作業をしていくと、

• 新しい商品を入荷する度に、登録する時間がかかる
• 割引やキャンペーンを行う際、すべてのサイトで反映させる作業が必要

といった難点があります。

しかし、RPAを導入して自動化すれば、1つのサイトで登録した情報を、ほかのサイトにも自動で反映させられます。

送り状発行の自動化

運送業者に依頼する際、届け先の情報を書き込んだ送り状（伝票）の発行もRPAで自動化できます。

上記の登録から印刷までの流れが自動化されるため、残りは印刷された伝票の貼り付け作業のみになります。

配送・在庫管理

大型のECサイトの場合は、製造業以上に在庫の変動や、配送回数が多くなるケースもあります。

そんな配送や在庫管理にかかわる項目も、RPAの導入からさまざまな部分が自動化できます。

配送方法を自動判別

サイトで購入された商品は、サイズや重さ、もしくは購入者の希望によって、配送方法が変わってきます。

RPAを導入した場合、登録されたサイズなどの情報を自動判別して、配送業者への伝達が可能です。

実際に導入する前には、

• 販売されている商品のサイズや重さのデータ
• 購入時に選択できる配送方法の種類

などの情報を整理しておきましょう。

在庫不足リストの作成

ECサイトの在庫管理にRPAを導入した場合、以下のような一括管理が可能です。

• 商品が購入された際、在庫リストの数値を減らす
• 在庫リストの数値が一定の数値を下回った場合、在庫不足リストへの反映や担当者に通知が行く
• 在庫が一定の数値を下回った時点で、自動的に発注を行う

在庫不足リストの作成や、発注担当者へのリマインドがスムーズになります。

メール送信

ECサイトに限らず、メールを送信する場合は、

という項目を行う必要があります。

件名や本文、添付ファイルは、共通して利用できるケースもありますが、宛先は対象になる人の数だけ入力が必要です。

しかし、RPAを活用すれば、上記の入力作業を省いて一括送信が可能になります。

メールマガジン送信業務の自動化

希望者に対して定期的に送信されるメールマガジンの送信業務も、RPAで自動化の対象です。

手動で作業が必要になるのは、メールの内容と登録のみになるため、作業工程を大幅に短縮できます。

配送通知メールの自動送信

利用者の受注や入金、配送業者の発送通知に反応できるように設定すれば、入金処理や配送通知メールも自動で送信できます。

手続きが完了した時点ですぐにメールを送付できるため、利用者が取引状況を把握しやすく、サイト利用の満足度を高められます。

売上管理・顧客管理

売上管理や勤怠、顧客管理のRPAの導入による自動化は、企業においても活用されています。

販売件数や業務にかかわる人数が多い場合は、RPAの導入でECサイトでも十分に成果を出せるでしょう。

売上管理集計業務の自動化

RPAと表計算ソフトのExcelを連携させると、

• 売上データを基幹システムに取り込む作業
• Excelのリストへのデータ入力

などの単純作業を自動化できます。

ECサイトの1日の売上は、膨大な数になるため、RPAの導入から大幅な時間短縮につながります。

勤怠情報の集計自動化

RPAとExcelの連携は、勤怠情報の集計作業についても自動化できます。

勤怠情報の集計自動化から、以下の時間短縮やミスの防止が可能になります。

ECサイトの運営担当者の勤怠状況も、手間をかけずに管理できます。

その他

先に紹介した項目に含まれない単純作業も、RPAの導入から簡略化できる可能性があります。

すべてを自動化した方がよいわけではありませんが、手間や時間がかかる部分には、積極的に活用していきましょう。

競合類似商品の調査

ECサイトを運営する場合、競合類似商品の価格競争が発生します。

利益を出しつつ、売れやすい価格を維持するためには、ほかの販売者の販売価格を把握して価格設定をしなければいけません。

しかし、競合類似商品の販売価格を手動で取集して、リスト化するのは作業量と作業時間がかかります。

RPAを導入した場合、以下の流れで競合類似商品の販売価格データを収集できます。

上記の作業を始業前に稼働する設定にしておけば、出社時にリスト化された販売価格のデータを閲覧できます。

画像を一括加工

RPAの導入から、画像に対する縮小や拡大などの加工作業を一括で行えます。

1. ECサイトの作成、複数のカタログやチラシなどをアップロードする際、画像を1つのファイルにまとめる
2. RPAのシステムにファイルを入れて、サイズを指定する
3. ファイル内の画像が指定されたサイズに自動的に加工される

数十枚の画像を加工する際の裁断ミスや、加工にかかる時間を短縮できます。

RPAを導入している企業

ここでは、実際にRPAの導入を表明している企業の、活用事例と成果を紹介します。

RPAの導入による成果をイメージしにくい人は、参考にしてください。

株式会社グッドスタイルカンパニー様

エステティックサロンの経営や化粧品などの販売を行う「株式会社グッドスタイルカンパニー」様では、以下の内容にRPAが導入されました。

リストインターナショナルリアルティ株式会社様

世界70以上の国と地域にネットワークを活かした高級不動産を仲介している「リストインターナショナルリアルティ株式会社様」では、以下の内容にRPAが導入されました。

RPAを導入する際の注意点

RPAは、導入すれば一定の成果が出ますが、準備なしで即座に導入できるわけではありません。

導入する前やツールを選ぶ際の注意点を、確認しておきましょう。

自動化したい業務を明確にする

RPAを導入する前に、自動化したい業務の内容を明確にしておきましょう。

「自動になれば何となく便利になる」という認識で利用を始めると、導入コストに見合った成果が得られない可能性があります。

導入できるのは、単純作業に限られるため、業務中に例外が発生する作業には対応できません。

業務内容を整理する中で、単純ながらも作業工程が多く、手動で行うと時間がかかる業務を見つけましょう。

目的に合ったツールを選ぶ

RPAは、企業ごとにタイプの異なるツールが用意されているため、目的に合ったツールを選ぶようにしましょう。

企業に導入される主なRPAツールは、大きく分けると以下の3種類です。

目的に合うツールを選んだ方が、導入コストを抑えて、最適な形で作業効率を高められます。

導入後の運用体制を整える

RPAの導入が決まった場合は、導入後の運用体制を整えておきましょう。

導入した直後は、想定と違う処理からエラーが発生するケースも珍しくありません。

エラー時にはメンテナンスが必要ですが、対応できる人材や相談先を用意していない場合、作業が完全に滞ってしまいます。

緊急時の対応先や、自動化が安定するまでの運用方法などは、企業内で事前に相談しておきましょう。

社内にメンテナンスができる人材がいれば、トラブル時にすぐに対応できるため、担当者の決定や勉強を進めておくことも重要です。

まとめ

RPAについては、以下のようにまとめられます。

単純作業をロボットで自動化できれば、コストカットや空いた時間を別の作業にあてられます。

手間や時間がかかる業務が気になっている場合は、RPAを取り扱う会社に相談してみましょう。

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